Nach § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz des Landes Nordrhein Westfalen (VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, wenn der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Die Stadt Kempen bietet die Möglichkeit des Empfangs rechtsverbindlicher Emails gemäß § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW (VwVfG NRW) über die zentrale Email-Adresse vps@kempen.de an.

Rechtsverbindliche Emails an die Stadt Kempen

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Kempen elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden.
Durch die qualifizierte elektronische Signatur wird die eigenhändige Unterschrift, welche bei vielen Behördengängen benötigt wird, ersetzt. Rechtsverbindlichkeit ergibt sich bei normalen Dokumenten durch eine eigenhändige Unterschrift, diese kann bei elektronischen Dokumenten durch eine elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Stadt Kempen eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform. Durch diese Möglichkeit gestaltet sich das Einreichen von Widersprüchen und Briefen für Sie einfacher und schneller.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Um mit der Stadt Kempen sichere und vertrauliche Daten auszutauschen, kann dies mit dem Verschlüsselungsverfahren S/MIME geschehen. Dadurch ist ausgeschlossen, dass Emails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden.
Der für die Verschlüsselung benötigte  „Öffentlichen Schlüssel" steht im Downloadbereich dieser Seite zum Herunterladen bereit. Benutzern des Emailprogramms "Thunderbird" wird die Nutzung des Schlüssels mit "base64" Codierung empfohlen. Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Trust Center

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die sogenannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die Stadt Kempen kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

• S-Trust
• DATEV eG
• D-Trust
• TeleSec
• TC TrustCenter
• Deutsche Post Com

Falls Sie eine andere Signatur als die oben genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt! Wenn Sie noch nicht über nötige Technik für die elektronische Kommunikation besitzen, bitten wir Sie auf die traditionelle Kommunikation in Papierform zurückzugreifen.

Anhänge:

Falls Sie Dateien an Ihre Email hängen, so beachten Sie das nur die folgenden Dateiformate unterstützt werden:

• Adobe Acrobat bis Version 9 (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf)
• unformatierte Textdateien im Format ASCII (.txt)
• Microsoft Word bis Version 2003 (.doc)
• Microsoft Excel bis Version 2003 (.xls)
• Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
• Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre Email nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Kempen und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden.